Améliorer la rédaction de son email professionnel

Pour la plupart d’entre nous, l’email est la forme la plus courante de communication d’affaires, il est donc important de bien faire les choses. Bien que les emails ne soient généralement pas aussi formels que les lettres, ils doivent tout de même être professionnels pour présenter une bonne image de vous et de votre entreprise.

Attention, on parle ici d’un email avec un autre professionnel, pas de la prospection B2B. Si vous voulez des exemples de mail pour vous aider lors de la prospection de nouveaux clients, nous vous conseillons cet article. Vous pouvez aussi consulter nos exemples d’objets mail.

Comment bien rédiger un email professionnel

Suivez ces cinq étapes simples pour vous assurer que vos emails en français sont parfaitement professionnels.

  1. Commencez par une salutation.
  2. Remerciez le destinataire
  3. Indiquez votre objectif
  4. Ajoutez vos remarques de clôture
  5. Terminer par une fermeture

Commencez par une salutation

Ouvrez toujours votre mail avec un message d’accueil, comme “Chère Julie”. Si votre relation avec le lecteur est formelle, utilisez leur nom de famille (p. ex. “Chère Madame Dupont”).

Si la relation est plus décontractée, vous pouvez simplement dire “Salut John”. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez : “Madame/Monsieur”.

salutation email

Remerciez le destinataire

Si vous répondez à la demande d’un client, vous devriez commencer par une ligne de remerciement. Par exemple, si quelqu’un a une question sur votre entreprise, vous pouvez dire “Merci d’avoir contacté la société XYZ”. Si quelqu’un a répondu à l’un de vos emails, n’oubliez pas de dire “Merci pour votre réponse rapide” ou “Merci de m’avoir répondu”. Le fait de remercier le lecteur le met à l’aise, et cela vous fera paraître plus poli.

Indiquez votre objectif

Si vous commencez la communication par email, il est peut-être impossible d’inclure une ligne de remerciement. Commencez plutôt par énoncer votre objectif. Par exemple, “J’écris pour me renseigner sur ….” ou “J’écris en référence à…”.

Expliquez clairement votre objectif dès le début de l’email, puis passez au texte principal de votre mail. Rappelez-vous que les gens veulent lire les emails rapidement, alors faites des phrases courtes et claires. Vous devrez également porter une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe et à la ponctuation afin de présenter une image professionnelle de vous-même et de votre entreprise.

Ajoutez des remarques

Avant de terminer votre courriel, il est poli de remercier votre lecteur une fois de plus et d’ajouter quelques remarques de clôture. Vous pouvez commencer par “Merci pour votre patience et votre coopération” ou “Merci pour votre considération” et ensuite, “Si vous avez des questions ou des préoccupations, n’hésitez pas à me le faire savoir” et “J’ai hâte d’avoir de vos nouvelles”.

Terminer votre email professionnel

La dernière étape consiste à inclure une fermeture appropriée avec votre nom. “Cordialement”, “Meilleures salutations”, “Sincèrement” et “Merci” sont tous des professionnels. Évitez les fermetures telles que “Meilleurs vœux”, à moins d’être un bon ami du lecteur. Enfin, avant d’appuyer sur le bouton Envoyer, vérifiez une fois de plus votre email pour vous assurer qu’il est vraiment parfait !

Vous pouvez également lire cet article pour rédiger un bon email b to b.

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